Nachunternehmer im Field Service: worauf Einkäufer achten

Wer Vor-Ort-Einsätze an einen Nachunternehmer vergibt, gibt die Leistung ab, nicht die Verantwortung gegenüber dem Endkunden. Diese Übersicht fasst zusammen, was Einkauf und Partner Management vor der Listung prüfen sollten – und woran sich Zuverlässigkeit vor dem ersten Ticket erkennen lässt.

Unterlagen, die vorliegen sollten

• Handelsregisterauszug, aktuell
• Gewerbeanmeldung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer
• Betriebshaftpflicht mit Deckungssummen, auf Wunsch mit Nachweis der laufenden Zahlung
• Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt und Sozialversicherungsträger
• Bei Personalüberlassung: Erlaubnis nach § 1 AÜG der Bundesagentur für Arbeit
• Nachweis zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes, sofern gefordert
• Datenschutz: Auftragsverarbeitungsvertrag und Verpflichtung der Mitarbeiter

Ein Anbieter, der diese Unterlagen erst nach mehrfacher Nachfrage liefert, wird auch Einsatzberichte nicht pünktlich liefern. Die Geschwindigkeit beim Onboarding ist ein brauchbarer Frühindikator.

Prozessfähigkeit

Im Field Service arbeitet der Nachunternehmer in Ihren Systemen, nicht in seinen. Prüfen Sie, ob das realistisch ist.

• Kann er in Ihrem Ticketsystem arbeiten und in Ihrem Format zurückmelden?
• Gibt es einen festen Ansprechpartner für Disposition und einen für Eskalation?
• Welche Reaktionszeiten sagt er zu, und stehen sie im Vertrag oder nur im Angebot?
• Wie meldet er einen nicht durchführbaren Termin, und wie schnell?
• Arbeitet er auf Wunsch white label, also unter Ihrer Marke, mit entsprechendem Auftreten beim Endkunden?

Personal und Qualifikation

• Eigene Mitarbeiter, Freelancer oder eine Mischung – und wird das offengelegt?
• Werden die eingesetzten Personen vorab benannt, inklusive Qualifikationsnachweis?
• Wie wird Vertretung bei Krankheit oder Urlaub geregelt?
• Bei Freelancern: Wie ist die Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit vertraglich gelöst?
• Gibt es eine Vier-Augen-Regelung bei sicherheitsrelevanten Tätigkeiten?

Abdeckung und Kapazität

• Welche Regionen deckt er wirklich selbst ab, welche über Dritte?
• Wie viele Techniker sind kurzfristig verfügbar, wie viele mit Vorlauf?
• Kann er Lastspitzen abfedern, etwa während eines Rollouts?
• Gibt es Sperrzeiten, in denen keine Kapazität zur Verfügung steht?

Kaufmännische Punkte

• Abrechnungsmodell: pro Einsatz, im Kontingent, zum Tagessatz oder pro Gerät
• Was ist im Satz enthalten – Anfahrt, Wartezeit, Kleinmaterial, Entsorgung?
• Regelung für Fehlanfahrten und abgesagte Termine
• Zahlungsziel und Rechnungsformat, passend zu Ihrer Kreditorenbuchhaltung
• Preisbindung für die Vertragslaufzeit oder Indexierung

Der Pilotauftrag

Kein Onboarding-Fragebogen ersetzt einen echten Auftrag. Vergeben Sie fünf bis zehn Tickets in einer Region und messen Sie drei Dinge: Wurde der Termin eingehalten? War der Einsatzbericht am selben Tag da und vollständig? Wurde ein Problem gemeldet, bevor Sie danach fragen mussten?

Wer diese drei Punkte im Pilot liefert, liefert sie in der Regel auch im Serienbetrieb.